Vores integration til e-conomic er fuld automatiske, hvilket vil sige, at vi både sender bilag over til regnskabet, og at vi også bogfører dem.

Det betyder, at du aldrig vil finde bilag til godkendelse fra EasyMe i regnskabets kassekladde.

For at forstå hvordan integrationen virker, vil vi her beskrive, hvordan vi rent teknisk bogfører det i regnskabet.

e-conomic - integrationen opsætning

Når EasyMe skal kobles sammen med e-conomic, så sker der et par ting automatisk:

  • Vi opretter to varekategorier: "EasyMe med moms" og "EasyMe uden moms". For disse bruger vi konto 1010 til "med moms" og konto 1030 til "uden moms".

  • Vi opretter en enkelt vare i hver kategori med varenumrene "emv" og "emnv" (til salg henholdsvis med og uden moms)

  • Vi opretter en kundegruppe, "EasyMe", og knytter den til konto 5600.

  • Vi leder efter en kassekladde ved navn "EasyMe", som vi kan lave vores posteringer i, så vi ikke laver rod i resten af regnskabet. Denne skal altså være oprettet i e-conomic først, og være opsat uden krav om godkendelse af bilag.

  • Vi opretter et sæt handelsbetingelser, som hedder "EasyMe", som vi kan bruge til at sætte frie betalingsfrister fra EasyMe.

Hvis du sletter eller ændrer i de ting, vi opretter i din e-conomic-konto kan den automatiske bogføring gå skævt eller fejle helt, så det er bedst, hvis du lader det være, som det er.

Anvendes der ikke en standardkontoplan, så skal der vælges de korrekte konti iflg. den nye kontoplan i forbindelse med integrationen, førend vi kan binde enderne korrekt sammen med e-conomic.
Valg af konti kan i e-conomic ændres under varegrupperne EasyMe med moms og EasyMe uden moms

Avancerede indstillinger

Avancerede indstillinger giver mulighed for at salg i EasyMe kan specificeres ud på forskellige omsætningskonti i e-conomic.
Når avancerede indstillinger slåes til for e-conomic kan alle EasyMe-produkter kobles direkte på modsvarende produkter i e-conomic.
Da bogføres salg ud fra de indstillinger, som er opsat for varen og varegruppen i e-conomic.

Avancerede indstillinger tilvælges i opsætningen af integrationen til e-conomic.
Herefter vil der på alle produkter i EasyMe (på fanen betaling) blive tilføjet felt til at mappe til et produkt i e-conomic.
Er der ikke mappet til et specifikt produkt i e-conomic, da vil EasyMe altid bogføre til vores egen standard vare emv og emvn - altså salg med og uden moms jvf. ovenfor.

Vælger du at mappe et EasyMe produkt til et e-conomic-produkter, skal du være opmærksom på følgende:

  • Momstaksten på produktet i EasyMe skal matche momstaksten i den tilsvarende varegruppe i e-conomic, som dit produkt ligger i.

  • Tilkøb på produktet skal matche momstaksten på produktet.

  • Ratebetalinger skal matche momstaksten på produktet.

Alle betalinger, der vedrører produktet i EasyMe bliver bogført under det valgte e-conomic-produkt, og derfor er det vigtigt, at der er sammenhæng mellem de forskellige momsangivelser, da der ellers vil opstå fejl i bogføringen.

EasyMe Betaling

Anvendes der EasyMe betaling skal der oprettes en beholdningskonto, hvor betalinger kan "mellemlande" indtil de udbetales til bankkontoen.

EasyMe bør opsættes til automatisk at bogføre gebyrer for brug af betalingsaftale, udbetalinger fra EasyMe samt optankninger (se denne artikel om optankninger)

Anvendes anden online betaling skal denne i opsætningen af integrationen mappes til den rette beholdningskonto i regnskabet.
Her skal man selv manuelt bogføre udbetalinger og evt. gebyr for sin betalingsløsning, da vi ikke modtager information om dette, og derfor ikke kan automatisere denne del

Udover online betaling kan man også tage imod "offline" betalinger som kontanter, bankoverførsel, dankort osv.

Disse betalingsformer skal oprettes som "manuelle betalingsformer" i integrationsopsætningen og mappes til den tilhørende beholdningskonto i e-conomic.

Se i øvrigt denne artikel om, hvordan EasyMe forbindes korrekt til e-conomic.

Sådan bogføres der

Når der sker et salg i EasyMe, så bogføres der på følgende måde:

  • Salg posteres på omsætningskonto og evt. momskonto
    Der modposteres på debitor konto som tilgodehavende
    Fakturaer indeholdende flere faktura linjer med hver deres momskode vil blive opdelt med postering på omsætningskonto både med og uden moms.

  • Når betaling modtages posteres på debitorkonto og faktura udlignes.
    Der modposteres på beholdningskonto.
    Er der betalt online via EasyMe betaling, så bogføres ligeledes gebyr for brug af betalingsløsning.
    Dette bogføres på gebyrkontoen og modposteres på EasyMe beholdningskontoen

Når der sker en kreditering i EasyMe

  • Der posteres på omsætningskonto og evt. momskonto
    Der modposteres på debitorkonto.
    Dernæst posteres på beholdningskonto
    Der modposteres på debitorkonto

  • Har faktura oprindelig været betalt online via EasyMe betaling, og der ikke er dækning på EasyMe kontoen, da sker der en optankning, hvor vi trækker det manglende beløb på kortet knyttet til EasyMe abonnementet.
    Der bogføres således på mellemregning/bankkontoen
    Modposteres på EasyMe beholdningskontoen

Når der udbetales penge for salg via EasyMe Betaling

  • Der posteres på EasyMe Beholdningskonto
    Modposteres på bankkontoen.

Generelt vedhæftes dokumentation for alle posteringer.
Ex. udbetalingsmeddelelse vedhæftes posteringer for udbetaling.

Fakturaer oprettes af EasyMe i e-conomic.
Når EasyMe modtager faktura informationerne retur fra e-conomic, sendes faktura til klienten.

Udligning af fakturaer

Ved alle online betalinger udlignes fakturaer automatisk i e-conomic, og fakturastatus i EasyMe ændres til betalt.

Betales en faktura med offline betaling, da skal den markeres betalt direkte i EasyMe (i faktura modulet), herefter sørger EasyMe for at postere og udligne i regnskabet jvf. ovenfor. Markeres en faktura betalt direkte i e-conomic, modtages der ikke information fra e-conomic, og faktura status i EasyMe vil da fejlagtigt stå som afventer betaling.

Fandt du dit svar?