Det er en stor beslutning at skifte kliniksystem, og der kan synes at være mange bolde at holde styr på undervejs.
I denne artikel har vi lavet en samlet oversigt over, hvad du skal huske og i hvilken rækkefølge, det er mest praktisk at gøre det.

Hvilken rækkefølge og hvornår skal hvad gøres

Vi har her lavet en hurtig oversigt over hvilken rækkefølge, som vil være bedst at gøre tingene i.

  1. Start med de generelle indstillinger

  2. Opret ydelser

  3. Opret kalendere til alle behandlere

  4. Opret alle behandlere som administratorer og opsæt deres rettigheder samt tilknyt dem som ejere på hver deres kalender.

  5. Hver behandler skal have oprettet tidsrum i deres kalender til brug for online booking

  6. Få et udtræk (csv fil) på klienter og journaler fra det gamle kliniksystem og send den til EasyMe via sikker mail

  7. Opsige det gamle system. Vær opmærksom på opsigelsesfrist

  8. Evt. oprettelse af online betaling

  9. Koble EasyMe sammen med regnskabet

  10. Når klienter og journaler er importeret, skal bookinger i pipeline lægges ind i kalenderne.

  11. Besked til Sygeforsikringen Danmark, Tryg behandlerbooking, Nordic Netcare

  12. Evt. opsætning af tracking og kortlæser/ankomstterminal, MedCom

  13. Sætte gang i online booking på hjemmesiden

De grundliggende indstillinger i EasyMe

For at både du og dine klienter får den bedste oplevelse, er det vigtigt at du har de grundliggende indstillinger på plads, så ex. mails fremstår professionelt med din kliniks logo og farver, og at der er styr på samtykke betingelser mv.

Vi anbefaler derfor at du bruger 5 minutter på at gå gennem alle punkter i de generelle indstillinger, du finder øverst på siden.
Som de absolut vigtigste er samtykke, betaling generelt, faktura generelt og e-mail

Opsigelse af det gamle system

Husk at få opsagt dit gamle kliniksystem. Nogle udbydere har op til 6 måneders opsigelse til næste betaling og bindingsperioder på op mod 12 måneder! Så få undersøgt opsigelsesvarslet på dit nuværende system, så du ikke bliver bundet i længere tid end højst nødvendigt.

Flytning af klienter og journaler

Dine eksisterende klienter og journaler kan vi importerer for dig i EasyMe, hvis blot du kan få et udtræk på dine klienter i en csv fil.
Filen skal du sende til os via sikker mail på dette link sammen med information om, hvilket system du kommer fra.

Vi kan som regel få importeret dine data i løbet af et par arbejdsdage.

Medarbejdere/flere behandlere

Er I flere behandlere i klinikken skal de hver i sær have deres eget personlige login til systemet. Dette oprettes i indstillinger, administrator, hvor du kan inviterer dem ind på deres egen personlige mail adresse.

På klinikplan skal du huske at vælge hvilke rettigheder den enkelte bruger har i systemet.

Sygeforsikringen Danmark

Du skal kontakte Danmark og give besked om, at du fremover bruger EasyMe som kliniksystem. Herudover skal du i dine indstillinger her i EasyMe have indtastet både profession og Danmark ydernummer. På klinikplan er det under den enkelte behandleres profil (klik på navn og vælg profil), at Danmark oplysningerne opsættes.

Vi først indberette til Danmark, når dette er opsat.
Se også denne artikel og video om Danmark

Nordic Netcare

For at få dine henvisninger fra Nordic Netcare direkte ind i EasyMe, skal du i Touch hos Nordic connecte til EasyMe. Dernæst kan du i dine indstillinger her i EasyMe vælge, om du også ønsker at få straksudbetalt dine afregninger til Nordic Netcare.
Se denne hvordan du binder enderne rigtigt sammen

Tryg Behandlerbooking

For at modtage henvisninger via Tryg Behandler booking skal du først have lavet en aftale med Tryg. Denne kan du lave via dette link.

Dernæst skal du have lavet den praktiske opsætning her i EasyMe.

Det kan du se i denne video, hvordan gøres


Eksisterende bookinger

Når vi overfører dine klienter til EasyMe, så kan vi ikke importerer kommende bookinger, så her er det vigtigt, at du sætter lidt tid af til manuelt at få lagt de bookinger, der er i pipeline ind i systemet. Dette skal du først gøre, når vi har importeret dine klienter.

Tracking Google/Facebook

Bruger du tracking af dine salg via Facebook og Google analytics, så skal du huske at opsætte dit pixel id og GA id her i EasyMe.
I denne artikel kan du læse om, hvordan du opsætter Google tracking, samt hvad der trackes.

Og i denne artikel kan du se hvordan du binder enderne til Facebook sammen

Regnskab og fakturering

Bruger du e-conomic eller Dinero Pro, så kan du med fordel få regnskabet koblet sammen med EasyMe, så dine bookinger automatisk bliver faktureret, bogført og udlignet, når betalingen modtages.

Se i denne artikel, hvordan du kobler sammen med Dinero Pro, og i denne hvordan du kobler sammen med e-conomic

Ydelser

Inden du kan begynde at booke dine klienter ind, skal du først have oprettet dine ydelser. For at komme godt fra start anbefaler vi derfor, at du ser hjælpevideoen "Kom godt i gang med ydelser", som du finder under hjælp knappen øverst på ydelsesmodulet

Sætte gang i online booking

For at dine klienter kan booke sig ind i din kalender online, skal du først have oprettet tidsrum i kalenderen, så EasyMe ved, hvornår du tilbyder hvilke ydelser.

Se videoen "Kom godt igang med kalenderen", som du finder under hjælp knappen i kalendermodulet

Kunne hente henvisninger mv.

For at kunne hente henvisninger, sende epikriser, sende og modtage korrespondance og for yder nummer klinikker kunne afregne med regionen, så skal klinikken være koblet på MedCom og oprettet i SOR, hvor EasyMe skal være valgt som klinikkens platform.
Dette opsætter du i indstillinger, MedCom

Kortlæser og ankomst terminal

Bruger din klinik kortlæser til at scanne sundhedskort når , så kan du i indstillinger, Sundhedskortlæser teste om din eksisterende kortlæser kan bruges til EasyMe samt opsætte din ankomstterminal.

Online betaling

Online betaling er både hurtigt og nemt at sætte op, og du kan læse i denne artikel, hvilke muligheder der er.

Fandt du dit svar?